Opgeruimd staat netjes!
Een mooie klus voor de zomerperiode: u heeft besloten de loonadministratie te digitaliseren. Een lekker overzichtelijk deel van de administratie, dat gaat een hoop geld schelen in de vorm van papier, enveloppes, printerinkt e.d.
U slaat de gescande arbeidsovereenkomsten op onder de a. van arbeidsovereenkomsten. Of nee, beter onder de c. van contracten. En is het dan het laatste contract dat het eerst naar voren moet komen of andersom? En bent u of is uw werknemer verantwoordelijk voor een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het archief?
Binnen de meeste bedrijven zal er nog een slag geslagen moeten worden voor wat betreft het inscannen van de papieren dossiers. Een actie die u veel zekerheid oplevert. Een goede back up van een systeem is vaak eenvoudiger terug te plaatsen dan een verbrande hoop resten van een personeelsdossier. Deze back up kunt u tevens veilig bewaren buiten uw bedrijf.
Wanneer de beslissing om de loonadministratie te gaan digitaliseren is genomen, start het maken van een passende inhoudsopgave en autorisatie.
Scant u ook de gespreksverslagen van de functioneringsgesprekken? Mogen de werknemers deze stukken ook altijd inzien? Welke rechten kennen we de werknemers toe in het digitale dossier? Mogen ze zelf stukken opslaan? Mogen ze zelf stukken verwijderen. Is een back up van een digitaal archief nodig?
Vitacon HR Services heeft een format voor een indeling van het digitale documentenarchief voor handen. We nemen dit format mee en passen het aan op uw bedrijf en uw werknemers. We stellen die vragen om tot een optimale werking van het digitale archief te komen.
Een goede voorbereiding is het halve werk. Het vraagt een tijdsinvestering die wordt terug verdient, omdat zoeken naar personeelsdocumenten tot het verleden behoort, loonstroken en jaaropgaven niet meer hoeven worden verzonden en een zekerheid biedt die papier ontbeert.
Wij ondersteunen u graag bij deze voorbereiding!
Vitacon HR Services B.V.
Leonie Kornegoor
l.kornegoor@vitaconluteijn.nl
0314-741114
06-23077074