Maak uw keuze

Privacy Statement Vitacon Luteijn

Algemeen

Deze verklaring gaat over de verwerking van persoonsgegevens door Vitacon Luteijn. Verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in het kader van de dienstverlening aan klanten op het gebied van preventie, arbo, verzuim en gezondheid.

En verder in het kader van dienstverlening aan klanten op het gebied van loon- en salarisverwerking en overige HR diensten zoals bijvoorbeeld assessments, trainingen of coaching.

 

De persoonsgegevens worden verwerkt door:

Vitacon Luteijn B.V.
Terborgseweg 25b
7001 GM DOETINCHEM
0316-740 115
info@vitaconluteijn.nl
 

De Functionaris Gegevensbescherming van Vitacon Luteijn is:
Mevrouw A. Sol
fg@vitaconluteijn.nl

 

Persoonsgegevens die wij verwerken

Vitacon Luteijn verwerkt uw persoonsgegevens doordat gebruik wordt gemaakt van onze diensten of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij afhankelijk van de soort dienstverlening verwerken:

  • Contactgegevens opdrachtgever
  • Werknemer persoonsgegevens
  • Werknemer adresgegevens
  • Werknemer contactgegevens
  • Werknemer contractgegevens

Gevoelige of bijzondere persoonsgegevens die wij verwerken

Vitacon Luteijn kan afhankelijk van de soort dienstverlening de volgende gevoelige of bijzondere persoonsgegevens van u verwerken:

  • Werknemer salarisgegevens
  • BSN werknemer
  • Werknemer keuringsgegevens
  • Werknemer verzuimgegevens
  • Werknemer medische gegevens
  • Werknemer gegevens persoonlijkheid
  • Werknemer gegevens persoonlijke situatie
  • Bankrekeningnummer opdrachtgever

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Vitacon Luteijn verwerkt afhankelijk van de geleverde dienst persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Registratie ten behoeve van de arbeidsomstandighedenzorg/preventie en verzuimbegeleiding, voortvloeiend uit respectievelijk de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet verlenging loondoorbetalingsverplichting bij ziekte en de Wet verbetering poortwachter.
  • Het verlenen van de overeengekomen diensten op het gebied van HR zoals bijvoorbeeld assessments, coaching, trainingen of outplacement.
  • De loon- en salarisverwerking van opdrachtgevers.
  • Om te kunnen bellen, schrijven of e-mailen indien dit nodig is om de dienstverlening uit te voeren.
  • Om de betaling te kunnen afhandelen.
  • Verzenden van een nieuwsbrief, informatie of een evaluatieformulier.
  • Uitnodigen voor een kennissessie.

De grondslag voor deze verwerkingen is gelegen in de dienstverleningsovereenkomst of in de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving. In enkele gevallen is de grondslag uitdrukkelijk verleende toestemming. In het geval van het uitnodigen voor een kennissessie, het toezenden van een nieuwsbrief, informatie of een evaluatieformulier is de grondslag het gerechtvaardigd belang van Vitacon Luteijn.

 

Ontvangers van persoonsgegevens

Binnen Vitacon Luteijn worden indien noodzakelijk persoonsgegevens verstrekt aan:

  1.  de deskundige, die rechtstreeks betrokken is bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van betrokkene.
  2. de deskundige, wiens taak het is de verleende zorg te toetsen.

De deskundige is mede verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de persoonsgegevens.

 

Buiten Vitacon Luteijn worden indien noodzakelijk persoonsgegevens verstrekt aan:

  1. ontvangers die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en de begeleiding of behandeling van de betrokkene. Dit gebeurt uitsluitend met toestemming van betrokkene.
  2. het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV);

In alle andere gevallen worden gegevens slechts gedeeld met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens. Vitacon Luteijn blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast kan Vitacon Luteijn uw persoonsgegevens aan andere derden verstrekken. Dit doen wij alleen met uw nadrukkelijke toestemming.

Vitacon Luteijn slaat haar data altijd op binnen de grenzen van de EU. Worden er in het kader van de dienstverlening gegevens gedeeld buiten deze grenzen dan zal dit gebeuren met een daarbij passend beveiligingsniveau.

 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Vitacon Luteijn maakt gebruik van technische en functionele Google Analytics-cookies. En van analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

          

Recht op inzage en afschrift

U heeft het recht op inzage van de op uw persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens. Ook heeft u het recht hiervan een afschrift te ontvangen.

Een verzoek tot inzage moet schriftelijk bij Vitacon Luteijn worden ingediend. Binnen een maand na indiening wordt het verzoek afgehandeld. U dient zich vooraf te legitimeren.

Indien gegevens van een derde zijn opgenomen dan worden deze gegevens zoveel mogelijk afgeschermd.

 

Recht van correctie of verwijdering

U heeft het recht te verzoeken om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens.

Het verzoek moet schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend. Binnen een maand na indiening wordt u schriftelijk in kennis gesteld van de gemotiveerde beslissing. Indien meer informatie nodig is wordt u uitgenodigd voor een gesprek.

Een verzoek tot correctie of vernietiging van de gegevens wordt ingewilligd indien:

  • de gegevens feitelijk onjuist zijn
  • de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld
  • de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt
  • indien u de toestemming intrekt als de verwerking van uw gegevens daarop is gebaseerd

 

Recht van bezwaar of gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door Vitacon Luteijn en heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u bij ons een verzoek kunt doen om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u, of een andere door u genoemde organisatie, te sturen.

Daarnaast bestaat het recht om de gegeven toestemming voor de gegevensverwerking weer in te trekken.

 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren 

Dossiers aangelegd ten behoeve van Arbodienst dienstverlening zullen worden bewaard voor een termijn van 15 jaar. In enkele specifieke gevallen is een bewaartermijn van 40 jaar van toepassing. In de overige gevallen bewaart Vitacon Luteijn uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Als de bewaartermijn is verstreken dan worden de persoonsgegevens verwijderd en vernietigd.

Er vindt geen vernietiging plaats wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene. Of indien bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de betrokkene en de deskundige uitdrukkelijke overeenstemming bestaat.

 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Vitacon Luteijn neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via fg@vitaconluteijn.nl

De beveiliging van het systeem is geregeld in een beveiligingsplan. Hierin is onder andere het volgende geregeld:

  • inlognamen en wachtwoord
  • rechten en rollen
  • firewalls
  • de aanmaak van back-ups etc.

De geautoriseerde toegang tot de categorie van persoonsgegevens is per medewerker/ gebruiker besproken en vastgelegd. Middels een rechtenstructuur in het Client Volg Systeem (CVS) hebben uitsluitend daartoe geautoriseerde personen toegang tot persoonsgegevens.

De deskundige die de gegevens heeft verzameld, of diens waarnemer, heeft toegang tot de persoonsgegevens. De deskundigen die toegang tot de relevante persoonsgegevens hebben in het kader van hun beroepsuitoefening, betreffen medewerkers die rechtstreeks bij de behandeling van cliënten betrokken zijn.

De ingeschakelde deskundigen / medewerkers die in dienst zijn bij Vitacon luteijn tekenen een geheimhoudingsverklaring of hebben zich hiertoe verplicht middels acceptatie van de arbeidsvoorwaarden en bijbehorend personeelshandboek.

Uitsluitend de beheerder en de door de beheerder aangewezen gebruikers hebben rechtstreekse toegang tot persoonsgegevens. Dit met het oog op de dagelijkse zorg voor het goed functioneren van de verwerking.

Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen.

Opslag van fysieke persoonsgegevens vindt plaats in afgesloten kasten en bureaus.

De verantwoordelijke heeft als zodanig geen toegang tot de persoonsgegevens tenzij dit uit hoofde van zijn rol als AVG-verantwoordelijke noodzakelijk is.

 

Klachten 

Indien u van mening bent dat de bepalingen van deze verklaring niet worden nageleefd dan kunt u zich tot ons wenden. Wij zullen de klacht afhandelen volgens onze klachtenregeling.

U kunt eveneens een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Vitacon Luteijn kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken. U kunt zien wanneer voor het laatst bijgewerkt is aan de revisiedatum die aan het einde van de verklaring te vinden is. De wijzigingen en toevoegingen zijn van kracht vanaf de datum waarop ze zijn gepost. Het is daarom raadzaam om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te bekijken om na te gaan of er relevante wijzigingen zijn opgenomen.

 

Revisiedatum: 14 september 2018